Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

TRAMITALAPP S.A.S., sociedad comercial constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901732820-2, con domicilio en la ciudad de Medellín, Colombia, en cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), y demás normas concordantes, establece la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Datos de contacto: • Dirección: Calle 75A Sur 52F-90, Apto 1016, Medellín, Colombia • Correo electrónico: nelson@tramitalapp.com • WhatsApp: (+57) 304 399 5741 • Sitio web: www.tramitalapp.com

Área responsable de la atención de consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR): Nelson Orlando Artunduaga Fung — Representante Legal. Correo: nelson@tramitalapp.com

La presente política tiene como objetivo informar a los titulares de datos personales sobre el tratamiento al que serán sometidos sus datos, las finalidades de dicho tratamiento, los derechos que les asisten, y los procedimientos para ejercerlos, de conformidad con las normas vigentes en materia de protección de datos personales en Colombia.

La presente política se rige por las siguientes normas: • Constitución Política de Colombia, Artículo 15 (derecho a la intimidad y habeas data). • Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales. • Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015. • Ley 1266 de 2008, por la cual se dictan las disposiciones generales del habeas data. • Ley 1480 de 2011, Estatuto del Consumidor. • Demás normas concordantes y complementarias que regulen la materia.

TRAMITALAPP actúa en calidades distintas según el tipo de dato y la relación con el titular.

TRAMITALAPP como Responsable del tratamiento: TRAMITALAPP es Responsable del tratamiento respecto de los datos personales que recopila directamente para la operación de la plataforma, incluyendo datos de registro y autenticación de usuarios, datos de las organizaciones que contratan el servicio, datos de transacciones y pagos, y datos de navegación y sesión.

TRAMITALAPP como Encargado del tratamiento: Cuando una organización (usuario B2B) ingresa en la plataforma datos personales de terceros — tales como números de documento de identidad, placas vehiculares y datos de propietarios o compradores de vehículos — para la realización de consultas vehiculares, la organización actúa como Responsable del tratamiento de dichos datos, y TRAMITALAPP actúa como Encargado, procesando la información por cuenta de la organización.

En este escenario, TRAMITALAPP automatiza la consulta a fuentes públicas gubernamentales con los datos suministrados por la organización, y presenta los resultados obtenidos. TRAMITALAPP no decide sobre la finalidad del tratamiento de dichos datos de terceros, la cual es determinada por la organización que solicita la consulta.

El usuario que suministre datos personales de terceros a través de la plataforma declara y garantiza que cuenta con la autorización previa del titular o una base legal válida para dicho tratamiento, que ha informado al titular sobre el tratamiento que se realizará, y que mantendrá indemne a TRAMITALAPP frente a cualquier reclamación derivada del tratamiento de datos suministrados sin la debida autorización.

Usuarios de organizaciones (B2B): Nombres y apellidos, número de teléfono (WhatsApp), correo electrónico, rol dentro de la organización, información de la organización a la que pertenece.

Usuarios individuales (B2C): Número de teléfono (WhatsApp), correo electrónico (cuando sea proporcionado voluntariamente).

Organizaciones: Razón social, tipo y número de documento de identificación (NIT, CC, CE, u otro), correos electrónicos de facturación y contacto, números de teléfono, dirección y ciudad, información del registro mercantil obtenida de fuentes públicas.

Datos suministrados para consultas vehiculares: Para la prestación del servicio, el usuario suministra datos de identificación de las personas sobre las cuales se realizará la consulta (tipo y número de documento) y la placa del vehículo. Estos datos son utilizados exclusivamente para consultar fuentes públicas gubernamentales.

Datos obtenidos de fuentes públicas gubernamentales: Información vehicular (placa, marca, modelo, estado del vehículo, SOAT, revisión tecno-mecánica, prendas, gravámenes), estado de obligaciones de tránsito, información del registro mercantil de personas jurídicas, y estado de consultas públicas ante autoridades. TRAMITALAPP actúa como proveedor tecnológico que automatiza la consulta y presentación de dicha información. La exactitud, completitud y actualización de los datos es responsabilidad exclusiva de las entidades gubernamentales que administran los respectivos registros.

Datos financieros y de transacciones: Historial de transacciones, datos públicos del método de pago (últimos dígitos de tarjeta, marca), correo electrónico asociado al pago. TRAMITALAPP no almacena números completos de tarjetas de crédito o débito, códigos de seguridad (CVV), ni credenciales bancarias. El procesamiento de pagos se realiza a través de un procesador de pagos certificado.

Finalidades principales: (a) Prestar el servicio de consulta automatizada de información vehicular. (b) Procesar los datos suministrados para ejecutar las consultas solicitadas. (c) Gestionar la creación, administración y autenticación de cuentas de usuario. (d) Procesar pagos, compras de créditos y suscripciones. (e) Gestionar el sistema de créditos, incluyendo acreditación, consumo y expiración. (f) Enviar notificaciones relacionadas con el servicio. (g) Brindar soporte técnico y atención al usuario. (h) Cumplir con obligaciones legales, regulatorias, contables y tributarias.

Finalidades secundarias: (i) Mejorar la experiencia del usuario y la funcionalidad de la plataforma. (j) Generar estadísticas internas de uso del servicio, de manera agregada y sin identificar individualmente a los titulares. (k) Informar sobre nuevos servicios, funcionalidades o actualizaciones. (l) Prevenir actividades fraudulentas y garantizar la seguridad de la plataforma.

De conformidad con el Artículo 9 de la Ley 1581 de 2012, TRAMITALAPP obtendrá la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, a través de la aceptación electrónica de la presente política al momento del registro, aceptación electrónica en los formularios de recolección de datos, o cualquier otro mecanismo que garantice consentimiento inequívoco. La autorización será conservada por TRAMITALAPP con fecha, hora y mecanismo mediante el cual fue otorgada.

No se requerirá autorización cuando se trate de: información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica, tratamiento autorizado por la ley para fines históricos o científicos, o datos del Registro Civil.

El titular podrá revocar la autorización en cualquier momento. La revocatoria no procederá cuando TRAMITALAPP tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

De conformidad con el Artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares tienen derecho a: (a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. (b) Solicitar prueba de la autorización otorgada. (c) Ser informado respecto del uso dado a sus datos. (d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. (e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato. (f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales al menos una vez cada mes calendario.

Consultas: Los titulares podrán consultar su información personal mediante solicitud al correo nelson@tramitalapp.com. TRAMITALAPP atenderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos: El titular podrá presentar reclamos que deberán contener identificación del titular, descripción de los hechos, dirección de contacto, y documentos de soporte. TRAMITALAPP atenderá los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles adicionales.

Canales de atención: • Correo electrónico: nelson@tramitalapp.com • WhatsApp: (+57) 304 399 5741 • Plataforma web: www.tramitalapp.com

TRAMITALAPP adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales. Entre las medidas implementadas se encuentran: (a) Uso de infraestructura en la nube de proveedores certificados internacionalmente (SOC 1, SOC 2, SOC 3, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, PCI DSS Level 1). (b) Cifrado de las comunicaciones. (c) Aislamiento de las bases de datos en redes privadas. (d) Controles de acceso basados en roles. (e) Autenticación segura sin almacenamiento de contraseñas en texto plano. (f) Monitoreo continuo y detección de actividades sospechosas. (g) Segregación de ambientes de producción y pruebas. (h) Gestión segura de credenciales y secretos.

A pesar de las medidas de seguridad adoptadas, TRAMITALAPP no se responsabiliza por consecuencias derivadas del ingreso indebido o fraudulento por parte de terceros a la plataforma, ni por vulnerabilidades en los equipos o redes del usuario.

Para la prestación de sus servicios, TRAMITALAPP podrá compartir datos personales con terceros que actúen como encargados del tratamiento, incluyendo procesadores de pagos certificados, proveedores de infraestructura tecnológica en la nube, y proveedores de servicios de comunicación.

Los datos personales podrán encontrarse alojados en servidores ubicados fuera del territorio colombiano, en países que cuentan con niveles adecuados de protección según la SIC, de conformidad con el Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Circular Externa 005 de 2017. Al aceptar la presente política, el usuario autoriza expresamente dicha transmisión.

TRAMITALAPP no recopila de manera directa datos sensibles en el sentido del Artículo 5 de la Ley 1581 de 2012. Los resultados de consultas a fuentes públicas pueden contener información de naturaleza pública disponible en los portales gubernamentales. Al utilizar el servicio, el usuario autoriza expresamente a TRAMITALAPP para consultar, almacenar y presentar esta información.

TRAMITALAPP no recopila ni trata deliberadamente datos personales de menores de edad. Los servicios están dirigidos exclusivamente a personas mayores de dieciocho (18) años.

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades descritas, y por el periodo adicional requerido por las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables conforme a la legislación colombiana. Una vez cumplida la finalidad y vencidos los plazos legales, TRAMITALAPP procederá a la supresión o anonimización de los datos personales.

TRAMITALAPP utiliza cookies de sesión necesarias para el funcionamiento de la plataforma, específicamente para gestionar la autenticación y mantener la seguridad de la sesión. Estas cookies son estrictamente funcionales y no se utilizan con fines publicitarios ni de seguimiento. Para mayor información, consulte nuestra Política de Cookies en www.tramitalapp.com/legal/cookies.

La autoridad competente es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), a través de la Delegatura para la Protección de Datos Personales. Los titulares podrán presentar quejas ante la SIC una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante TRAMITALAPP. • Sitio web: www.sic.gov.co • Línea telefónica: (601) 592 0400

TRAMITALAPP se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Las modificaciones serán comunicadas a los titulares a través de la plataforma y/o por correo electrónico. Los cambios sustanciales requerirán una nueva autorización. La versión vigente estará siempre disponible en www.tramitalapp.com/legal/privacidad.

La presente política entra en vigencia a partir de su publicación y permanecerá vigente mientras TRAMITALAPP continúe con el tratamiento de datos personales.